Comment identifier les experts de mon entreprise et cibler la capitalisation et transmission des savoirs et savoir-faire ?

La capitalisation des savoirs et la transmission des savoir-faire ne peuvent être efficaces que si elles reposent sur un préalable essentiel : identifier les bons experts.

Dans toute organisation, une partie critique des compétences repose sur un nombre limité de collaborateurs expérimentés. Ces experts détiennent des savoir-faire souvent tacites, acquis par l’expérience, difficiles à formaliser et rarement documentés. Mais encore faut-il savoir :

• qui sont ces experts réellement critiques ?
• sur quels critères les identifier ?
• et comment prioriser les actions de transmission des compétences ?

Cet article propose une méthode concrète pour identifier les experts clés de votre entreprise, en amont d’une démarche de capitalisation des savoir-faire.

1. Pourquoi identifier les experts est une étape critique ?        

Toutes les entreprises possèdent des experts internes, mais tous n’ont pas le même niveau de criticité. Identifier les bons profils permet de :

• sécuriser les savoir-faire critiques pour l’activité
• éviter la perte de compétences en cas de départ
• prioriser les actions de transmission des savoirs
• concentrer les efforts de capitalisation là où l’impact est maximal
  
  

Sans cette étape, les démarches de capitalisation des savoir-faire deviennent souvent trop larges, peu efficaces ou mal ciblées.

2. Qu’est-ce qu’un expert critique dans une organisation ?    

Un expert critique n’est pas simplement un collaborateur expérimenté. Il s’agit d’une personne qui détient :

• des savoir-faire clés pour la performance de l’entreprise
• des compétences difficilement remplaçables à court terme
• une expertise souvent non formalisée (tacite)
• une capacité à résoudre des situations complexes ou inhabituelles

Ces experts jouent un rôle déterminant dans la continuité des activités.

3. Les critères pour identifier ces experts

3.1 Le niveau de dépendance de l’organisation

Plus une activité dépend d’une seule personne, plus le niveau de criticité est élevé. Il faut être attentif aux signaux d’alerte :

• “seule personne à savoir faire”
• “référence interne sur le sujet”
• sollicitation fréquente par les équipes
  
  
  

3.2  Le caractère tacite des savoir-faire

Les savoir-faire critiques sont souvent difficiles à décrire. On les reconnaît lorsque :

• les procédures ne suffisent pas à expliquer l’action réelle
• l’expertise repose sur l’expérience
• les décisions sont prises “à l’instinct” ou “au feeling”

3.3 L’impact en cas de départ

Un expert est critique si son départ entraînerait :

• une perte de performance opérationnelle
• des erreurs ou des retards
• une dépendance externe accrue
• une désorganisation temporaire des activités

3.4. La rareté des compétences

Plus la compétence est rare sur le marché interne ou externe, plus elle est stratégique à capitaliser.

3.5. L’ancienneté dans un métier ou un système spécifique

Les experts les plus critiques sont souvent ceux qui :

• ont connu plusieurs évolutions du métier
• ont une vision historique des processus
• maîtrisent des systèmes complexes ou anciens 

4. Une méthode simple pour cartographier vos experts clés

1. Identifier les activités stratégiques, cœur de métier :  Repérer les activités qui ont un impact fort sur la performance de l’entreprise.

2. Lister les personnes ressources : Identifier les personnes sollicitées en priorité sur ces activités.

3. Evaluer le degré de criticité de ces activités cœur de métier : Activité réalisée par une seule personne etc., départ à la retraite proche, peu formalisée, riche en connaissances et savoir-faire spécifiques, propres à votre entreprise...

Cette analyse permet de construire une première cartographie des savoir-faire critiques.

5. Les erreurs fréquentes dans l’identification des experts

¨Notre expérience a montré que parmi les erreurs fréquentes, on trouve :

• confondre ancienneté et expertise critique
• sous-estimer les savoir-faire informels
• ne pas intégrer les experts “terrain”
• se concentrer uniquement sur les managers
• ignorer les compétences invisibles mais essentielles
  

6. Pourquoi cette étape est essentielle avant toute capitalisation des savoir-faire

Avant de lancer une démarche de capitalisation des connaissances, il est indispensable de savoir où se situent les risques.

Identifier les experts critiques permet de :

• prioriser les efforts de transmission des savoir-faire
• sécuriser les compétences clés avant leur disparition
• structurer une démarche de capitalisation efficace
• optimiser les ressources mobilisées

C’est une étape fondatrice de toute stratégie de gestion des connaissances en entreprise.

Conclusion

Identifier les experts clés est la première étape d’une démarche réussie de capitalisation et de transmission des savoir-faire. Sans cette phase de diagnostic, les organisations risquent de disperser leurs efforts et de passer à côté des compétences réellement critiques.

À l’inverse, une identification structurée permet de concentrer la transmission des savoirs là où elle crée le plus de valeur et de sécuriser durablement les savoir-faire essentiels de l’entreprise.

Géraldine Hostein

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